入札について調べ始めると、
「やることが多そう」「手続きが複雑そう」
と感じる方は少なくありません。
ですが、実際の入札は、いくつかの決まったステップに分けて考えることができます。
一つひとつを完璧に理解する必要はなく、まずは全体の流れを把握することが大切です。
この記事では、入札初心者の方向けに、
入札がどのような順番で進むのかを、できるだけシンプルに解説します。
入札の流れは大きく分けて5つのステップ
入札は細かく見ると多くの工程がありますが、
初心者の方は、まず次の5つを押さえておけば十分です。
- 入札情報を探す
- 入札参加資格を確認・取得する
- 仕様書や条件を確認する
- 入札に参加する
- 落札・契約へ進む
ここからは、それぞれのステップについて順番に見ていきましょう。
ステップ1：入札情報を探す
入札は、まず案件の存在を知ることから始まります。
どんなに準備が整っていても、情報を見逃してしまえば参加できません。
入札情報は、
・国
・都道府県
・市区町村
・公的機関
などが、それぞれのWebサイトで公開されています。
ただし、発注機関ごとに掲載場所や形式が異なるため、
情報がWeb上に分散しているのが大きな特徴です。
初心者の方は、
「どこを見ればいいのか分からない」
と感じることも多いでしょう。
入札情報は、国や自治体などの発注機関が、それぞれ専用のWebページで公開しています。
そのため、まずは自社に関係しそうな発注機関の「入札情報」「調達情報」といったページを見に行ってみることが第一歩になります。
この段階では、内容を正確に理解しようとする必要はありません。
「こうしたページに案件が掲載されているのか」
と確認するだけでも十分です。
ステップ2：入札参加資格を確認・取得する
多くの入札では、参加するために入札参加資格が必要です。
入札参加資格とは、
「この発注機関の入札に参加してよい事業者かどうか」を事前に確認する仕組みです。
主に、
・会社情報
・業種
・財務状況
・実績
などをもとに審査されます。
ここで注意したいのは、
案件ごとに毎回資格を取得するわけではないという点です。
多くの場合、
・年度ごと
・一定期間ごと
にまとめて申請し、その期間内の入札に参加できる仕組みになっています。
初心者のうちは、
「この案件は資格が必要なんだ」
と認識できれば十分です。
入札ではスケジュール管理が非常に重要
入札案件には、
・入札への参加申請期限
・質問受付期限
・入札書類の提出期限
・開札日
など、複数のスケジュールが設定されています。
これらのうち、特に
参加申請や書類提出に関わる期限を過ぎてしまうと、入札に参加できなくなるケースが多く見られます。
一方で、質問受付期限については、必ずしもすべての案件で利用する必要はありません。
案件内容を理解するための補助的な制度と考えるとよいでしょう。
スケジュール管理は情報収集とも深く関係
入札のスケジュール管理は、情報収集とも密接に関係しています。
入札情報を早い段階で把握できれば、
・準備期間を十分に確保できる
・社内での検討時間を取れる
・無理な参加を避けられる
といったメリットがあります。
そのため、入札では
「早く知ること」そのものが重要な準備の一つ
と言えるでしょう。
ステップ3：仕様書や条件を確認する
入札情報を見つけたら、次は仕様書や募集要項の確認です。
仕様書には、
・業務内容
・契約期間
・提出書類
・スケジュール
などが記載されています。
初心者の方は、
「全部読まないといけないのでは？」
と不安になるかもしれません。
しかし最初は、
・業務内容が自社で対応できそうか
・条件が厳しすぎないか
といったポイントを中心に確認すれば問題ありません。
ステップ4：入札に参加する
条件を確認し、参加できそうだと判断したら、入札に進みます。
入札の方法は、
・電子入札
・書面提出
など、発注機関や案件によって異なります。
電子入札の場合は、
指定されたシステム上で金額を入力したり、必要書類を提出したりします。
初心者の方は、「失敗したらどうしよう」と不安になるかもしれませんが、多くの手続きは案内に沿って進めるだけです。不明点がある場合には、公告や募集要項に記載されている問い合わせ先に確認をしましょう。
ステップ5：落札・契約へ進む
入札が締め切られると、開札が行われ、落札者が決まります。
落札できた場合は、
・契約内容の確認
・正式な契約手続き
へと進みます。
一方で、落札できなかった場合でも、
それは珍しいことではありません。
入札は、
参加し続けることで経験が蓄積される仕組みでもあります。
初心者が流れの中でつまずきやすいポイント
入札の流れを見ていくと、初心者がつまずきやすいポイントはいくつかあります。
・期限を見落としてしまう
・条件を十分に確認せず参加してしまう
・すべてを完璧に理解しようとしてしまう
特に多いのが、
「一度で完璧にやろうとする」ことです。
入札は、段階的に慣れていくものだと考えましょう。
ここまで読んだ方は、次にこちらの記事を読むと理解が深まります。
